برنامج سحابي لتنظيم البريد الإلكتروني

إذا كان موقعك الإلكتروني يحتوي على معلومات عن كيفية التواصل معك أو أنك قد عرضت عنوان بريد إلكتروني خاص للتواصل مع زوارك ، فإنه يتوجب عليك أن تخصص بعض الوقت للرد على الرسائل التي تصلك . أما في حالة أن كثافة الزوار عالية لديك أو أن زوارك لديهم العديد من الأسئلة، فإن الوقت المطلوب منك سيزداد مما سيمثل عملية مرهقة لأيٍ كان. في هذه التدوينة سنستعرض كيف يمكن أن تتعاملمع الرسائل بشكل عملي و أقل استهلاكاً للوقت عن طريق استخدام برنامج مساعدة مكتبي على الإنترنت.

يعاني بعض أصحاب المواقع من عدم قدرتهم على الرد على جميع الرسائل التي تصل إلى صناديق البريد لديهم لضيق الوقت. من الممكن أن تكون بعض الرسائل ذات أهمية بالغة و لا تحتمل أن يتأخر الرد عليها أكثر من يوم واحد حيث من المفترض أن يكون البريد الإلكتروني وسيلة تواصل سريعة. أحد الحلول لتنظيم الرسائل المستقبلة هو استخدام برنامج على الانترنت كمكتب مساعد لتنظيم صندوق الوارد.

مكتب المساعدة لا داعي لتحميل أو تنصيب أي شيء

عبارة عن خدمة سحابية، كل ما عليك القيام به هو التسجيل للحصول على حساب مجاني و من ثم أنشئ صندوق بريدي و أبدأ في إرسال البريد الإلكتروني. Help Scout حالها حال العديد من الخدمات فإن

يتضمن الحساب المجاني معظم المميزات

إذا كان معدل استقبالك للرسائل منخفضاً، فبإمكانك الإبقاء على الحساب المجاني. يعتبر الحساب المجاني جيداً إلى حدٍ ما حيث أنه يحتوي على كل المميزات المهمة و من الممكن أن يستقبل 150 رسالة بريد إلكتروني شهرياً. إذا كنت تريد الحصول على مساحة أكبر فيمكنك ترقية حسابك عن طريق دفع 10$ شهرياً لكل مستخدم.

بالبريد الإلكتروني الصادر SMTP تخصيص اتصال

.SMTP الخاص بك أو أي طرف ثالث لخدمة SMTP لإرسال كل الرسائل عبر خادم SMTP استخدم أي خدمة

إنشاء الملفات الشخصية لجهات الإتصال

سيتم إنشاء ملفات شخصية لكل جهة إتصال تقوم بالتواصل معها مما سيمكنك من الإطلاع على تواريخ التذاكر و المحتوى المشترك بينك و بين العميل.

النقطة الأهم : ” أنه يعمل ”

ممتع للتعلم و الاستخدام! Help Scout معظم أنظمة البطاقات تتطلب فترة معينة للتعلم ، لكن

خدمة عملاء محسنة

باستخدامك للبرنامج ستتمكن من تقديم خدمة محسنة لعملائك و جهات إتصالك. لا توفر الشركة المؤسسة لهذا البرنامج منصة رائعة فحسب و لكن خدمة عملاء مميزة حيث ستتمكن من الحصول على الإجابات على أسئلتك المتعلقة بالبرنامج في زمن قياسي مما سيوفر الوقت عليك و على عملائك.

بداية سريعة لمستخدمي تطبيقات جوجل

عليك أن تحدد أي من عناوين البريد الإلكتروني لديك الذي ترغب في ربطه بالبرنامج. بطبيعة الحال فإن أي بريد إلكتروني يستقبل العديد من الإشعارات ، تأكد من أنك لم تربطها بالبرنامج لأن الجيميل يستطيع أن يتعامل معهم بصورة أفضل. يمكنك إتباع الخطوات التالية لتربط بريدك الموجود بالبرنامج:

أولاً: سجل و فعل حسابك فالموقع الخاص بالخدمة و قم بإنشاء صندوقك البريدي( حتى تحصل على عنوان إعادة التوجيه الخاص بك) .

ثانياُ: في بريدك الإلكتروني الخاص بجوجل قم بإعادة التوجيه لهذا العنوان و من ثم قم بتأكيده:

(Settings > Forwarding and POP/IMAP > Add a forwarding address)

ثالثاً: قم بإنشاء فلتره لعنوان البريد الإلكتروني الذي خصصته لصندوق البريد الخاص بالبرنامج:

(Settings > Filters > Create a new filter)

يمكن لخيارات الفلتره أن تتضمن: تخطي إرسال عنوان بريدي معين أو إضافة علامات على بعض العناوين للأرشفة أو لغيرها من العمليات. باستخدام خصائص الفلترة يمكنك إعادة توجيه البريد المهم حتى تتمكن من الرد عليه أولاً.

هذا كل ما هو مطلوب. لتتأكد، قم بإرسال رسالة اختبار و من ثم تحقق إذا ما تم توجيهها لصندوق الوارد الخاص بالبرنامج و قم بالرد من صندوق الرد الموجود في حساب البرنامج.

خصائص إضافية:

للعنوان الخاص بصندوق الوارد للبرنامج. AddAddressلذلك، فقط غير PHPMailrيمكنك إعادة توجيه جميع إشتراكات جهات إتصالك إلى البرنامج . إذا قمت باستخدام

يمكنك إضافة صورة رمزية خاصة مما سيضفي طابع لطيف على حسابك.

يمكنك إضافة توقيعك الخاص على البريد الإلكتروني، و وصلات الخدمات التي تقدمها، بالإضافة إلى إمكانية إضافة معلومات أخرى عن جهات إتصالك.

حصولك على مثل هذه الخدمة سيساعدك على استثمار وقتك بشكل أفضل حيث ستتمكن من الرد على عملائك الأكثر أهمية أولاً و بهذا ستمتلك الوقت الفائض لإنجاز المهام الأخرى.

المصدر والمزيد من الصور والشرح هنا :

cloudwings.com.sa/messaging-and-collaboration/برنامج-سحابي-لتنظيم-البريد-الإلكترون.html